È difficile abbandonare Excel: perché persiste, dove diventa pericoloso e perché l'intelligenza artificiale rende urgente la governance dei dati

Riepilogo:Excel ha 40 anni ed è ancora onnipresente, anche se le organizzazioni parlano di moderne piattaforme dati e intelligenza artificiale. Il motivo non è che Excel rappresenti una "best practice". È che Excel è un'interfaccia universale: flessibile, intuitiva e veloce per piccole analisi. Il pericolo è quando i fogli di calcolo diventano silenziosamente sistemi di produzione: macro non documentate, flussi di lavoro fragili e decisioni critiche basate su file non gestiti centralmente.

La storia di Excel è in realtà una storia su come le organizzazioni gestiscono (o non riescono a gestire) i dati.

Perché Excel si rifiuta di morire

Dal rapporto della BBC:

Excel continua a essere ampiamente utilizzato e integrato nel mondo dell'istruzione.
È estremamente utile per analisi rapide e grafici su piccoli set di dati.
Molte organizzazioni confondono il confine tra analisi (ottima in Excel) ed elaborazione/operazioni (rischiose in Excel).

Excel ha successo perché:

basso attrito
espressivo
controllato localmente

Questi sono vantaggi per l'utente, ma svantaggi per la governance.

La trappola del foglio di calcolo: l'analisi diventa infrastruttura

La BBC cita un accademico che descrive i dipartimenti in cui:

i dati fluiscono nei fogli di calcolo
le macro lo trasformano
gli output alimentano operazioni importanti

Il rischio:

l'autore macro lascia
nessuno capisce il flusso di lavoro
gli errori si accumulano in modo invisibile

Ecco come i fogli di calcolo "temporanei" diventano sistemi permanenti.

Perché l’intelligenza artificiale rende il problema più acuto

L'intelligenza artificiale ha fame di:

dati puliti, standardizzati e accessibili centralmente

I fogli di calcolo tendono a produrre:

set di dati duplicati
versioni contrastanti
provenienza poco chiara
processi locali di “shadow IT”

Ecco perché le organizzazioni che cercano di adottare l'intelligenza artificiale spesso si scontrano con un ostacolo:

i loro dati sono intrappolati nei file Excel delle persone

In questo senso, Excel non blocca l'intelligenza artificiale perché è obsoleta, ma perché decentralizza la governance dei dati.

La realtà organizzativa: le persone vogliono il controllo

Un aspetto fondamentale del rapporto della BBC è di natura culturale:

i team vogliono mantenere i loro flussi di lavoro Excel
vogliono nuovi sistemi per esportare in fogli di calcolo

Ciò è comprensibile:

Excel sembra proprietà
i nuovi sistemi danno l'impressione di perdere il controllo

Ma per i leader, i dati appartengono all'organizzazione, non ai singoli file.

Perché è difficile sostituire Excel

Excel è uno strumento multiuso.
Per sostituirlo è necessario:

una serie di strumenti, o
sistemi personalizzati adattati a ciascun flusso di lavoro

Ciò è costoso e destabilizzante.

Una strategia più realistica è:

consentire l'analisi in Excel
proibire Excel come sistema di registrazione

Questa linea deve essere rispettata, altrimenti crolla.

Alternative pratiche (e cosa fanno realmente)

La BBC descrive le aziende che si spostano verso:

sistemi di pianificazione
strumenti di gestione dei casi
piattaforme di contabilità che estraggono i dati delle fatture

Questi sistemi forniscono:

modelli di dati strutturati
permessi
piste di controllo
automazione

Riducono i rischi di:

modifiche silenziose
versione caos
trasformazioni non documentate

Il costo nascosto di Excel: il rischio operativo

Gli errori di Excel non sono ipotetici:

errori di modellazione
errori di copia/incolla
file obsoleti

Quando le operazioni vengono eseguite tramite fogli di calcolo, il rischio diventa sistemico.

Ecco perché alcune organizzazioni finiscono per forzare il cambiamento:

non consentire al foglio di calcolo di coesistere con il nuovo sistema

Sembra duro, ma la convivenza spesso significa "non cambia nulla".

Cosa guardare

IT ombra: se i team continuano a creare fogli di calcolo critici per la missione.
Progetti di governance dei dati: centralizzazione e standardizzazione dei dati.
Adozione dell'intelligenza artificiale: L'intelligenza artificiale aumenterà la penalizzazione dei dati disordinati.
Migliori utensili: sistemi che preservano la flessibilità tipica di Excel con una vera governance.

In conclusione

Excel persiste perché è davvero utile.

Il vero problema non è che le persone analizzino i dati in Excel, ma che le organizzazioni gestiscono silenziosamente processi critici in Excel.

Se l'intelligenza artificiale sarà la prossima ondata, le organizzazioni che vinceranno non saranno quelle con i modelli più sofisticati. Saranno quelle che finalmente riusciranno a estrarre i dati dai fragili fogli di calcolo e a inserirli in sistemi governati.

Fonti

BBC News (Tecnologia aziendale):https://www.bbc.com/news/articles/cwyxkzjpp87o?at_medium=RSS&at_campaign=rss

Document Title
Excel is hard to quit: why it persists, where it becomes dangerous, and why AI makes data governance urgent	È difficile abbandonare Excel: perché persiste, dove diventa pericoloso e perché l'intelligenza artificiale rende urgente la governance dei dati

Excel remains a universal tool for quick analysis, but becomes risky when it runs operations. AI adoption raises the penalty of messy, decentralised spreadsheet data.	Excel rimane uno strumento universale per analisi rapide, ma diventa rischioso quando si tratta di eseguire operazioni. L'adozione dell'intelligenza artificiale aumenta il rischio di dati disordinati e decentralizzati nei fogli di calcolo.
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Why more CEOs are sharing the top job: the case for (and against) co-CEOs	Perché sempre più CEO condividono la posizione più alta: le ragioni a favore (e contro) i co-CEO
Liquid cooling is becoming the bottleneck tech for AI data centres	Il raffreddamento a liquido sta diventando la tecnologia di ostacolo per i data center AI
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Excel is hard to quit: why it persists, where it becomes dangerous, and why AI makes data governance urgent	È difficile abbandonare Excel: perché persiste, dove diventa pericoloso e perché l'intelligenza artificiale rende urgente la governance dei dati
Nature
Climate
Why Excel won’t die: network effects, governance gaps, and the AI-era spreadsheet problem	Perché Excel non morirà: effetti di rete, lacune di governance e il problema dei fogli di calcolo nell'era dell'intelligenza artificiale
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Technology
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Summary:
Excel is 40 years old and still everywhere—even as organisations talk about modern data platforms and AI. The reason isn’t that Excel is “best practice.” It’s that Excel is a universal interface: flexible, teachable, and fast for small analyses. The danger is when spreadsheets quietly become production systems—undocumented macros, fragile workflows, and critical decisions built on files that aren’t centrally governed.	Excel ha 40 anni ed è ancora onnipresente, anche se le organizzazioni parlano di moderne piattaforme dati e intelligenza artificiale. Il motivo non è che Excel rappresenti una "best practice". È che Excel è un'interfaccia universale: flessibile, intuitiva e veloce per piccole analisi. Il pericolo è quando i fogli di calcolo diventano silenziosamente sistemi di produzione: macro non documentate, flussi di lavoro fragili e decisioni critiche basate su file non gestiti centralmente.
The Excel story is really a story about how organisations manage (or fail to manage) data.	La storia di Excel è in realtà una storia su come le organizzazioni gestiscono (o non riescono a gestire) i dati.
Why Excel refuses to die	Perché Excel si rifiuta di morire
From the BBC report:
Excel remains widely used and embedded in education.	Excel continua a essere ampiamente utilizzato e integrato nel mondo dell'istruzione.
It’s extremely good for quick analysis and charts on small datasets.	È estremamente utile per analisi rapide e grafici su piccoli set di dati.
Many organisations blur the line between analysis (fine in Excel) and processing/operations (risky in Excel).	Molte organizzazioni confondono il confine tra analisi (ottima in Excel) ed elaborazione/operazioni (rischiose in Excel).
Excel succeeds because it is:
low friction
expressive
locally controlled
Those are user advantages—but governance disadvantages.	Questi sono vantaggi per l'utente, ma svantaggi per la governance.
The spreadsheet trap: analysis becomes infrastructure	La trappola del foglio di calcolo: l'analisi diventa infrastruttura
The BBC quotes an academic who describes departments where:	La BBC cita un accademico che descrive i dipartimenti in cui:
data flows into spreadsheets	i dati fluiscono nei fogli di calcolo
macros transform it
outputs feed important operations	gli output alimentano operazioni importanti
The risk:
the macro author leaves
nobody understands the workflow	nessuno capisce il flusso di lavoro
errors accumulate invisibly	gli errori si accumulano in modo invisibile
This is how “temporary” spreadsheets become permanent systems.	Ecco come i fogli di calcolo "temporanei" diventano sistemi permanenti.
Why AI makes the problem sharper	Perché l’intelligenza artificiale rende il problema più acuto
AI is hungry for:	L'intelligenza artificiale ha fame di:
clean, standardised, centrally accessible data	dati puliti, standardizzati e accessibili centralmente
Spreadsheets tend to produce:	I fogli di calcolo tendono a produrre:
duplicated datasets
conflicting versions
unclear provenance
local “shadow IT” processes	processi locali di “shadow IT”
So organisations trying to adopt AI often hit a wall:	Ecco perché le organizzazioni che cercano di adottare l'intelligenza artificiale spesso si scontrano con un ostacolo:
their data is trapped in people’s Excel files	i loro dati sono intrappolati nei file Excel delle persone
In that sense, Excel isn’t blocking AI because it’s old—it’s blocking AI because it decentralises data governance.	In questo senso, Excel non blocca l'intelligenza artificiale perché è obsoleta, ma perché decentralizza la governance dei dati.
The organisational reality: people want control	La realtà organizzativa: le persone vogliono il controllo
A key insight in the BBC report is cultural:	Un aspetto fondamentale del rapporto della BBC è di natura culturale:
teams want to keep their Excel workflows	i team vogliono mantenere i loro flussi di lavoro Excel
they want new systems to export into spreadsheets	vogliono nuovi sistemi per esportare in fogli di calcolo
This is understandable:
Excel feels like ownership
new systems feel like loss of control	i nuovi sistemi danno l'impressione di perdere il controllo
But for leaders, the data belongs to the organisation, not to individual files.	Ma per i leader, i dati appartengono all'organizzazione, non ai singoli file.
Why replacing Excel is hard	Perché è difficile sostituire Excel
Excel is a general-purpose tool.	Excel è uno strumento multiuso.
Replacing it requires either:
a suite of tools, or
custom systems tuned to each workflow	sistemi personalizzati adattati a ciascun flusso di lavoro
That’s expensive and disruptive.	Ciò è costoso e destabilizzante.
A more realistic strategy is:	Una strategia più realistica è:
allow Excel for analysis
prohibit Excel as a system of record	proibire Excel come sistema di registrazione
That line must be enforced, or it collapses.	Questa linea deve essere rispettata, altrimenti crolla.
Practical alternatives (and what they really do)	Alternative pratiche (e cosa fanno realmente)
The BBC describes businesses moving to:	La BBC descrive le aziende che si spostano verso:
planning systems
case management tools
accounting platforms that extract invoice data	piattaforme di contabilità che estraggono i dati delle fatture
These systems provide:
structured data models
permissions
audit trails
automation
They reduce the risks of:
silent edits
version chaos
undocumented transformations
The hidden cost of Excel: operational risk	Il costo nascosto di Excel: il rischio operativo
Excel failures aren’t hypothetical:	Gli errori di Excel non sono ipotetici:
modelling errors
copy/paste mistakes
outdated files
When spreadsheets run operations, the risk becomes systemic.	Quando le operazioni vengono eseguite tramite fogli di calcolo, il rischio diventa sistemico.
That is why some organisations eventually force change by:	Ecco perché alcune organizzazioni finiscono per forzare il cambiamento:
not allowing the spreadsheet to coexist with the new system	non consentire al foglio di calcolo di coesistere con il nuovo sistema
It sounds harsh, but coexistence often means “nothing changes.”	Sembra duro, ma la convivenza spesso significa "non cambia nulla".
What to watch
Shadow IT
: whether teams keep building mission-critical spreadsheets.	: se i team continuano a creare fogli di calcolo critici per la missione.
Data governance projects	Progetti di governance dei dati
: centralising and standardising data.	: centralizzazione e standardizzazione dei dati.
AI adoption	Adozione dell'intelligenza artificiale
: AI will amplify the penalty of messy data.	: L'intelligenza artificiale aumenterà la penalizzazione dei dati disordinati.
Better tooling
: systems that preserve Excel-like flexibility with real governance.	: sistemi che preservano la flessibilità tipica di Excel con una vera governance.
Bottom line
Excel persists because it’s genuinely useful.	Excel persiste perché è davvero utile.
The real problem is not that people analyse data in Excel—it’s that organisations quietly run critical processes in Excel.	Il vero problema non è che le persone analizzino i dati in Excel, ma che le organizzazioni gestiscono silenziosamente processi critici in Excel.
If AI is the next wave, the organisations that win won’t be the ones with the fanciest models. They’ll be the ones that finally get their data out of fragile spreadsheets and into governed systems.	Se l'intelligenza artificiale sarà la prossima ondata, le organizzazioni che vinceranno non saranno quelle con i modelli più sofisticati. Saranno quelle che finalmente riusciranno a estrarre i dati dai fragili fogli di calcolo e a inserirli in sistemi governati.
Sources
BBC News (Technology of Business):	BBC News (Tecnologia aziendale):
https://www.bbc.com/news/articles/cwyxkzjpp87o?at_medium=RSS&at_campaign=rss	https://www.bbc.com/news/articles/cwyxkzjpp87o?at_medium=RSS&at_campaign=rss
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Liquid cooling is becoming the bottleneck tech for AI data centres	Il raffreddamento a liquido sta diventando la tecnologia di ostacolo per i data center AI
Excel remains a universal tool for quick analysis, but becomes risky when it runs operations. AI adoption raises the penalty of messy, decentralised spreadsheet data.	Excel rimane uno strumento universale per analisi rapide, ma diventa rischioso quando si tratta di eseguire operazioni. L'adozione dell'intelligenza artificiale aumenta il rischio di dati disordinati e decentralizzati nei fogli di calcolo.

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Nature

Climate

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Technology

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Summary:

Excel is 40 years old and still everywhere—even as organisations talk about modern data platforms and AI. The reason isn’t that Excel is “best practice.” It’s that Excel is a universal interface: flexible, teachable, and fast for small analyses. The danger is when spreadsheets quietly become production systems—undocumented macros, fragile workflows, and critical decisions built on files that aren’t centrally governed.

The Excel story is really a story about how organisations manage (or fail to manage) data.

Why Excel refuses to die

From the BBC report:

Excel remains widely used and embedded in education.

It’s extremely good for quick analysis and charts on small datasets.

Many organisations blur the line between analysis (fine in Excel) and processing/operations (risky in Excel).

Excel succeeds because it is:

low friction

expressive

locally controlled

Those are user advantages—but governance disadvantages.

The spreadsheet trap: analysis becomes infrastructure

The BBC quotes an academic who describes departments where:

data flows into spreadsheets

macros transform it

outputs feed important operations

The risk:

the macro author leaves

nobody understands the workflow

errors accumulate invisibly

This is how “temporary” spreadsheets become permanent systems.

Why AI makes the problem sharper

AI is hungry for:

clean, standardised, centrally accessible data

Spreadsheets tend to produce:

duplicated datasets

conflicting versions

unclear provenance

local “shadow IT” processes

So organisations trying to adopt AI often hit a wall:

their data is trapped in people’s Excel files

In that sense, Excel isn’t blocking AI because it’s old—it’s blocking AI because it decentralises data governance.

The organisational reality: people want control

A key insight in the BBC report is cultural:

teams want to keep their Excel workflows

they want new systems to export into spreadsheets

This is understandable:

Excel feels like ownership

new systems feel like loss of control

But for leaders, the data belongs to the organisation, not to individual files.

Why replacing Excel is hard

Excel is a general-purpose tool.

Replacing it requires either:

a suite of tools, or

custom systems tuned to each workflow

That’s expensive and disruptive.

A more realistic strategy is:

allow Excel for analysis

prohibit Excel as a system of record

That line must be enforced, or it collapses.

Practical alternatives (and what they really do)

The BBC describes businesses moving to:

planning systems

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audit trails

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They reduce the risks of:

silent edits

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undocumented transformations

The hidden cost of Excel: operational risk

Excel failures aren’t hypothetical:

modelling errors

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When spreadsheets run operations, the risk becomes systemic.

That is why some organisations eventually force change by:

not allowing the spreadsheet to coexist with the new system

It sounds harsh, but coexistence often means “nothing changes.”

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Shadow IT

: whether teams keep building mission-critical spreadsheets.

Data governance projects

: centralising and standardising data.

AI adoption

: AI will amplify the penalty of messy data.

Better tooling

: systems that preserve Excel-like flexibility with real governance.

Bottom line

Excel persists because it’s genuinely useful.

The real problem is not that people analyse data in Excel—it’s that organisations quietly run critical processes in Excel.

If AI is the next wave, the organisations that win won’t be the ones with the fanciest models. They’ll be the ones that finally get their data out of fragile spreadsheets and into governed systems.

Sources

BBC News (Technology of Business):

https://www.bbc.com/news/articles/cwyxkzjpp87o?at_medium=RSS&at_campaign=rss

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