Pourquoi Excel ne disparaîtra pas : effets de réseau, lacunes de gouvernance et le problème des tableurs à l’ère de l’IA

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Résumé:Excel a 40 ans et reste omniprésent, même si les entreprises parlent de plateformes de données modernes et d'IA. La raison n'est pas qu'Excel soit une « bonne pratique », mais plutôt qu'il s'agit d'une interface universelle : flexible, facile à prendre en main et rapide pour les analyses simples. Le danger survient lorsque les feuilles de calcul deviennent discrètement des systèmes de production : macros non documentées, flux de travail fragiles et décisions critiques basées sur des fichiers non centralisés.

L'histoire d'Excel est en réalité celle de la façon dont les organisations gèrent (ou ne parviennent pas à gérer) leurs données.

Pourquoi Excel refuse de mourir

Extrait du reportage de la BBC :

  • Excel reste largement utilisé et ancré dans le système éducatif.
  • Il est extrêmement performant pour l'analyse rapide et la création de graphiques sur de petits ensembles de données.
  • De nombreuses organisations confondent l'analyse (qui convient parfaitement à Excel) et le traitement/les opérations (risqués dans Excel).

Excel réussit parce qu'il est :

  • faible friction
  • expressif
  • contrôlé localement

Ce sont des avantages pour l'utilisateur, mais des inconvénients en matière de gouvernance.

Le piège des tableurs : l’analyse devient infrastructure

La BBC cite un universitaire qui décrit des départements où :

  • Les données sont intégrées aux feuilles de calcul
  • Les macros le transforment
  • Les résultats alimentent des opérations importantes

Le risque :

  • l'auteur de la macro part
  • Personne ne comprend le flux de travail
  • Les erreurs s'accumulent de manière invisible

Voilà comment des feuilles de calcul « temporaires » deviennent des systèmes permanents.

Pourquoi l'IA accentue le problème

L'IA a soif de :

  • des données propres, normalisées et accessibles de manière centralisée

Les tableurs ont tendance à produire :

  • ensembles de données dupliqués
  • versions contradictoires
  • provenance incertaine
  • processus « shadow IT » locaux

Les organisations qui tentent d'adopter l'IA se heurtent donc souvent à un mur :

  • Leurs données sont piégées dans les fichiers Excel des gens.

En ce sens, Excel ne bloque pas l'IA parce qu'il est ancien, mais parce qu'il décentralise la gouvernance des données.

La réalité organisationnelle : les gens veulent le contrôle

Un élément clé du reportage de la BBC est d'ordre culturel :

  • Les équipes souhaitent conserver leurs flux de travail Excel.
  • Ils souhaitent que les nouveaux systèmes permettent d'exporter les données vers des tableurs.

C'est compréhensible :

  • Excel donne l'impression d'être propriétaire
  • Les nouveaux systèmes donnent l'impression d'une perte de contrôle

Mais pour les dirigeants, les données appartiennent à l'organisation, et non à des fichiers individuels.

Pourquoi remplacer Excel est difficile

Excel est un outil à usage général.
Son remplacement nécessite soit :

  • une suite d'outils, ou
  • des systèmes personnalisés adaptés à chaque flux de travail

C'est coûteux et perturbateur.

Une stratégie plus réaliste consiste à :

  • autoriser Excel à effectuer l'analyse
  • interdire Excel comme système d'enregistrement

Cette ligne de conduite doit être respectée, sinon elle s'effondrera.

Alternatives pratiques (et ce qu'elles font réellement)

La BBC décrit les entreprises qui déménagent vers :

  • systèmes de planification
  • outils de gestion de cas
  • plateformes comptables qui extraient les données des factures

Ces systèmes permettent :

  • modèles de données structurées
  • autorisations
  • pistes d'audit
  • automation

Ils réduisent les risques de :

  • modifications silencieuses
  • version chaos
  • transformations non documentées

Le coût caché d'Excel : le risque opérationnel

Les échecs avec Excel ne sont pas hypothétiques :

  • erreurs de modélisation
  • erreurs de copier-coller
  • fichiers obsolètes

Lorsque les opérations sont gérées par des tableurs, le risque devient systémique.

C’est pourquoi certaines organisations finissent par imposer le changement en :

  • ne permettant pas la coexistence de la feuille de calcul avec le nouveau système

Cela peut paraître dur, mais la coexistence signifie souvent « rien ne change ».

Que regarder

  1. Shadow IT: si les équipes continuent de créer des feuilles de calcul essentielles à la mission.
  2. projets de gouvernance des données: centraliser et normaliser les données.
  3. Adoption de l'IAL'IA amplifiera les conséquences néfastes des données désordonnées.
  4. Meilleur outillage: des systèmes qui préservent la flexibilité d'Excel tout en assurant une véritable gouvernance.

En résumé

Excel perdure car il est véritablement utile.

Le vrai problème n'est pas que les gens analysent des données dans Excel, mais que les organisations gèrent discrètement des processus critiques dans Excel.

Si l'IA représente la prochaine révolution, les organisations qui s'imposeront ne seront pas celles qui possèdent les modèles les plus sophistiqués, mais celles qui parviendront enfin à extraire leurs données de feuilles de calcul fragiles et à les intégrer à des systèmes sécurisés.

Sources

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Excel is hard to quit: why it persists, where it becomes dangerous, and why AI makes data governance urgent
Excel remains a universal tool for quick analysis, but becomes risky when it runs operations. AI adoption raises the penalty of messy, decentralised spreadsheet data.
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Excel is hard to quit: why it persists, where it becomes dangerous, and why AI makes data governance urgent
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Why Excel won’t die: network effects, governance gaps, and the AI-era spreadsheet problem
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Summary:
Excel is 40 years old and still everywhere—even as organisations talk about modern data platforms and AI. The reason isn’t that Excel is “best practice.” It’s that Excel is a universal interface: flexible, teachable, and fast for small analyses. The danger is when spreadsheets quietly become production systems—undocumented macros, fragile workflows, and critical decisions built on files that aren’t centrally governed.
The Excel story is really a story about how organisations manage (or fail to manage) data.
Why Excel refuses to die
From the BBC report:
Excel remains widely used and embedded in education.
It’s extremely good for quick analysis and charts on small datasets.
Many organisations blur the line between analysis (fine in Excel) and processing/operations (risky in Excel).
Excel succeeds because it is:
low friction
expressive
locally controlled
Those are user advantages—but governance disadvantages.
The spreadsheet trap: analysis becomes infrastructure
The BBC quotes an academic who describes departments where:
data flows into spreadsheets
macros transform it
outputs feed important operations
The risk:
the macro author leaves
nobody understands the workflow
errors accumulate invisibly
This is how “temporary” spreadsheets become permanent systems.
Why AI makes the problem sharper
AI is hungry for:
clean, standardised, centrally accessible data
Spreadsheets tend to produce:
duplicated datasets
conflicting versions
unclear provenance
local “shadow IT” processes
So organisations trying to adopt AI often hit a wall:
their data is trapped in people’s Excel files
In that sense, Excel isn’t blocking AI because it’s old—it’s blocking AI because it decentralises data governance.
The organisational reality: people want control
A key insight in the BBC report is cultural:
teams want to keep their Excel workflows
they want new systems to export into spreadsheets
This is understandable:
Excel feels like ownership
new systems feel like loss of control
But for leaders, the data belongs to the organisation, not to individual files.
Why replacing Excel is hard
Excel is a general-purpose tool.
Replacing it requires either:
a suite of tools, or
custom systems tuned to each workflow
That’s expensive and disruptive.
A more realistic strategy is:
allow Excel for analysis
prohibit Excel as a system of record
That line must be enforced, or it collapses.
Practical alternatives (and what they really do)
The BBC describes businesses moving to:
planning systems
case management tools
accounting platforms that extract invoice data
These systems provide:
structured data models
permissions
audit trails
automation
They reduce the risks of:
silent edits
version chaos
undocumented transformations
The hidden cost of Excel: operational risk
Excel failures aren’t hypothetical:
modelling errors
copy/paste mistakes
outdated files
When spreadsheets run operations, the risk becomes systemic.
That is why some organisations eventually force change by:
not allowing the spreadsheet to coexist with the new system
It sounds harsh, but coexistence often means “nothing changes.”
What to watch
Shadow IT
: whether teams keep building mission-critical spreadsheets.
Data governance projects
: centralising and standardising data.
AI adoption
: AI will amplify the penalty of messy data.
Better tooling
: systems that preserve Excel-like flexibility with real governance.
Bottom line
Excel persists because it’s genuinely useful.
The real problem is not that people analyse data in Excel—it’s that organisations quietly run critical processes in Excel.
If AI is the next wave, the organisations that win won’t be the ones with the fanciest models. They’ll be the ones that finally get their data out of fragile spreadsheets and into governed systems.
Sources
BBC News (Technology of Business):
https://www.bbc.com/news/articles/cwyxkzjpp87o?at_medium=RSS&at_campaign=rss
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